電子内容証明(ｅ内容証明)郵便を使いこなそう

この記事は、あなまち司法書士事務所のスタッフ用に作成したマニュアルを加筆して公開したものです。

電子内容証明郵便は、日本郵便のｅ内容証明のページから作成できます。

ご覧になったことがない方もご参照ください。

「リアル内容証明」と「電子内容証明」の一般的な違いは、次の通りです。

また、使い分けは最下段の通りです。

郵便局の操作マニュアルは下記リンク先にありますが、192ページもありますので要点のみをピックアップしています。

e内容証明（電子内容証明）操作説明書・文書ファイル雛形／郵便局／最終アクセス240205

「ｅ内容証明（会員専用メニュー）」ページでは下記三種類から選択して発送できます。

• 「かんたん差出し」
• 「差出し」
• 「差込差出し」

一人の差出人が一人の受取人に対して発送したいときには「かんたん差出し」で問題ありません。

ログインすると別ウィンドウが立ち上がります。

以降入力した内容は、サイト内の「戻る」ボタンを押しても消えることはありません。

後で直せますので、内容証明のいつものフォーマットで作成すれば、ＯＫです。

電子内容証明サービスにログインすると、フォーマットが公開されています。ただし、通常形式で作成した内容証明を郵便サービスフォーマットに貼付けると、余白の下「70mm」が解除されていることがありますので注意ください。

後で「差出人の氏名、住所を自動挿入」するか、しないかを選択できますので気にしなくて大丈夫です。

同様に「受取人の氏名、住所を自動挿入」するか、しないかも選択できます。

【自動挿入する場合】

もっとも、自動挿入にすると「全て末尾に挿入」されますので、こだわりの事務所フォーマットで出したい場合には、内容証明郵便本文に住所氏名を入力しておき、「自動挿入しない」を選択してください。

複数人宛てに発送するときには、「自動挿入する」を選択してください。

【自動挿入しない場合】

紙で出す内容証明同様に、「差出人」「受取人」欄に記載する住所・氏名と、「内容証明本文」の住所・氏名は完全に一致する必要がありますので、ご注意ください。

• 差出人・受取人の住所や本店は「都道府県」から記載しているか？
• 受取人の名前の後ろは「様」「殿」か「御中」か一致しているか？
• 内容証明本文には「代表取締役の資格・氏名」を入れたのに「差出人」欄には記載もれしていないか？

• 郵便局のHPによると、使用可能文字はＪＩＳ規格第１水準、第２水準の文字のみ使用可能です。
• ①②③➊➋➌⑴⑵⑶などは使用できません【1】ので、ご注意ください。
• 全角の数字を全角の括弧で囲んだ（１）（２）（３）は使用できます。
• アルファベットは固有名詞にのみ利用可能です。
• 文字の装飾は太字、斜体字のみ可能で、傍線、枠、アンダーラインは不可です。

上記以外は「ｅ内容証明の作成規定」郵便局HPをご参照ください。

【1】次のサイトに掲載されている情報が、ｅ内容証明では入力できないとされている文字です。

ｅｰGOV電子申請で使用できない文字の例／eｰGOV電子申請／最終ｱｸｾｽ220906

差出人・受取人ともに「氏名１」欄と「氏名２」欄が用意されています。

差出人・受取人が個人のときには、「氏名２」欄に氏名を入力します（「氏名１」欄は空欄になります）。

「氏名２」欄の入力に際しては、次のように余白を入れてください（■が余白を表わしています）。

末尾に一文字分の余白を入れるのがミソです。

差出人・受取人ともに「氏名１」欄と「氏名２」欄が用意されています。

「氏名１」欄に「会社名」を、「氏名２」欄に代表者の資格及び氏名を入力します。

「氏名２」欄の入力に際しては、次のように余白を入れてください（■が余白を表わしています）。

「氏名２」欄の冒頭に一文字分、末尾に一文字分の余白をそれぞれ入れるのがミソです。

下記リンク先をご参照ください。

「ｅ内容証明（会員専用メニュー）」では、「差出し」または「差込差出し」を選んでください。

「かんたん差出し」は、基本的に差出人１人、受取人１人を想定していますので、複数人宛てには使いづらいです。

「差出し」を選んだ場合には、次のように進めます。

1. 文書をアップロード
2. 差出人を入力（又はアドレス帳から選択）
3. 受取人１を入力（又はアドレス帳から選択）→「入力した受取人を登録」ボタン
4. 受取人２を入力（又はアドレス帳から選択）→「入力した受取人を登録」ボタン
5. 受取人入力欄の下にある「同文」欄【1】、「受取人の氏名、住所を自動挿入」欄【2】を選択します。

【1】完全同文／不完全同文の違い

完全同文：受取人全員の住所・氏名が、受取人全員に知られます。

不完全同文：受取人一人一人は、差出人が他の受取人に対しても出したか分かりません。

【2】自動挿入する／しないの違い

自動挿入する：受取人一人一人の住所・氏名を、末尾に自動入力します。

自動挿入しない：受取人一人一人の住所・氏名を、末尾に自動入力しません。【1】で不完全同文を選んだ場合には、「自動挿入しない」は使えません。

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整理すると次のようになろうかと思います。 

なお「差出人」に返送される「内容証明の謄本（控え）」には速達をつけることはできません（最終確認日210821）。

相手方が絶対受け取らないと分かっているときには、内容証明のコピーを特定記録で送ることもありますので、謄本が早く欲しいときには、紙の内容証明の方が良いかもしれません。

下記サイトにアクセスするだけで、ログアウトできます。

https://e-naiyo.post.japanpost.jp/enaiyo_kaiin/enaiyo/enkn410/engm411.xhtml#

説明の詳細は、下記弁護士のサイトをご参照ください。

（弁護士 野田隼人のノート／弁護士 野田隼人先生（滋賀弁護士会）／最終アクセス210819）

「規定の雛形以外のファイルが使用されています。」「規定外の文字コードが存在します。」などと表示されてファイルがアップロードできないときがあります。そんなときには、次をお試しください。

• フォルダからではなくデスクトップに保存したWORDファイルをアップロードしてみる。
• ファイル名・本文に、使用不可文字が含まれていないか？
• ファイル名・本文は、すべて全角文字になっているか？
• ファイル名・本文は、スペースも全角になっているか？
• 本文の余白は適切か？
  （過去に「↩」改行記号が余白に入っていたことが原因だったこともあります。）

電子内容証明郵便は、全国どこであっても「新東京郵便局」から発送されます。

地域によっては、受取人分には速達を付与した方が良いかもしれません。なお、差出人に返戻される謄本には速達を付与することはできない模様です（最終確認210821）。